Confidentialité de l’assistant Bia Photo Paris
Lorsque vous m’écrivez sur WhatsApp, sur Instagram, par e-mail ou par un formulaire du site, un assistant automatisé peut vous répondre, vous présenter les séances et préparer votre projet avec vous. Vous pouvez toujours demander à échanger directement avec moi 💛 Je reprends notamment les paiements, les dates à confirmer et les situations qui demandent une attention particulière.
Les informations utilisées
L’assistant utilise votre nom ou votre pseudo, votre numéro WhatsApp ou vos identifiants Instagram, votre adresse e-mail si vous me l’avez donnée, la date et le texte des échanges, ainsi que les détails de séance et les coordonnées que vous choisissez de communiquer, par exemple dans un formulaire du site ou lors d’une réservation en ligne. Le serveur de l’assistant garde le texte des échanges pour assurer le suivi ; le tableau de suivi n’en garde qu’un extrait.
Les messages vocaux, les PDF et le texte écrit sur une image peuvent être lus sur ce serveur pour comprendre votre demande : le fichier est ensuite effacé et seul le texte est gardé, coordonnées masquées. Les personnes visibles sur les photos ne sont pas décrites.
Ces informations servent à répondre à votre demande, préparer une éventuelle séance et assurer son suivi. La préparation de la séance repose sur votre demande de prestation ; l’organisation du suivi repose sur l’intérêt de Bia Photo Paris à traiter les demandes reçues. L’assistant peut vous proposer des créneaux libres de mon agenda, mais une date n’est confirmée qu’après l’acompte, que je vérifie moi-même. Aucun paiement n’est validé par l’assistant.
Les outils qui interviennent
Les échanges passent par WhatsApp et Instagram (services Meta), par Gmail (Google) pour les e-mails, par Squarespace pour les formulaires du site et par Calendly pour la réservation en ligne. L’assistant fonctionne sur un serveur privé loué chez OVHcloud ; le suivi est aussi tenu dans des outils Google à accès privé, où est également gardée une copie de sauvegarde chiffrée. Pour préparer les réponses, des extraits récents de la conversation sont transmis à un service d’intelligence artificielle d’OpenAI ; les adresses e-mail et les numéros de téléphone détectés sont masqués avant cette étape. Les informations restent accessibles aux seules personnes autorisées à gérer l’activité de Bia Photo Paris ; elles ne sont jamais rendues publiques.
Ces prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Union européenne. Leurs politiques décrivent les lieux de traitement et les garanties qu’ils appliquent, par exemple : Google, OpenAI, Meta.
Conservation et suppression
Les informations utiles sont conservées pendant le traitement de votre demande et, si une séance a lieu, son suivi. Sur le serveur de l’assistant, une conversation sans aucune activité depuis 36 mois est effacée automatiquement ; pour une séance confirmée, seule une trace anonyme est gardée. Les copies de sauvegarde sont remplacées au fil des semaines. Dans les outils Google, les informations devenues inutiles sont supprimées manuellement. Les éventuelles pièces comptables relèvent d’un suivi distinct et des durées applicables à ce suivi.
Vous pouvez demander l’accès à vos informations, leur correction ou leur effacement, ou vous opposer au suivi automatisé, en écrivant à bqphotoparis@gmail.com. Pour une demande de suppression, indiquez votre numéro WhatsApp, votre pseudo Instagram ou votre adresse e-mail, et « Suppression des données de l’assistant ». Bia Photo Paris pourra vous demander de confirmer la demande depuis le compte concerné. L’effacement du suivi ne supprime pas les messages déjà présents dans votre propre messagerie (WhatsApp, Instagram ou e-mail) ni les données que les prestataires doivent conserver selon leurs propres règles. Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL.
Ce suivi est géré pour Bia Photo Paris, l’activité photographique de Béatriz à Paris. Pour toute question : bqphotoparis@gmail.com.